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GESTIÓN DE EXPEDIENTES DE PERSONAL

SGAIM ofrece el servicio de gestión de expedientes de personal, que ayuda a los departamentos de RRHH de empresas, con un volumen elevado de trabajadores o con alta rotación de los mismos, al control y agilidad en el tratamiento de los expedientes de sus empleados 

La Transformación Digital se impone en todos los departamentos de Recursos Humanos. Los expedientes de personal que gestionan se encuentran, principalmente, en formato físico por lo que la primera fase del proyecto consiste en la digitalización de los documentos originales de los empleados. La tipología de los mismos puede llegar a ser muy variada:

Categoría Tipo Documento
Documentos personales Documentos identificativos
Curriculum vitae
Informes realizados en el proceso de Selección
Contratación Oferta de incorporación
Contratos
Anexos contratación
Reconociminetos Médicos
Seguridad Social Afiliación y cotización
Incapacidad temporal
Maternidades/Paternidades
Cambios dentro de la misma empresa Cambios de puesto
Cambios de centro de trabajo
Cambios de jornada/ horarios
Datos Económicos Salarios
Beneficios
Formación Títulos
Certificados
Idiomas
Laboral Bajas voluntarias
Despidos y sanciones
Excedencias
Finiquitos

 

Los documentos, una vez se encuentran en formato electrónico, se categorizan según sus características. A continuación se realiza la captura automática de datos, extrayéndose unos u otros dependiendo del tipo documental y de las necesidades de cada empresa.

Gestión de expedientes de personal
Gestión de expedientes de personal

Toda la información clasificada se publica en el portal web de SGAIM, al que se puede acceder 24x7. Además, en el portal se puede consultar el estado actualizado del expediente de cada uno de los empleados, si está activo (el empleado sigue trabajando en la empresa) o inactivo (cesó su actividad).

La información contenida en los expedientes de personal está protegida por la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), cuyo cumplimiento queda garantizado con la solución de Gestión de Expedientes de personal de SGAIM. Los miembros del departamento de Recursos Humanos del cliente acceden a la información de los empleados mediante un usuario y contraseña que establece el nivel de permisos de cada uno de ellos.

La Gestión de Expedientes de Personal de SGAIM se puede integrar con las aplicaciones informáticas que utilice el departamento de Recursos Humanos de la entidad cliente.

El servicio avanzado de Gestión de Expedientes de Personal realiza un análisis de los documentos contenidos en cada expediente, de tal manera que, si faltase alguno imprescindible, se generarán alertas automáticas que serán enviadas al departamento de Recursos Humanos. Adicionalmente, se pueden programar avisos para indicar: preavisos de finalización de contratos, incidencias sobre fechas de caducidad de documentos, incluso comunicación de faltas a los empleados que se pueden realizar en formato electrónico certificado.

Garantía de confidencialidad y cumplimiento de la ley de protección de datos

Beneficios de la gestión de expedientes de personal realizada por SGAIM:

  • Ahorro de tiempos en la gestión de los expedientes de personal, de hasta el 50%.
  • Garantía de confidencialidad y cumplimiento de la LOPD para toda documentación que forma el expediente.
  • Reducción del riesgo de pérdidas de documentación, toda la información está disponible online en cualquier momento.
  • Máximo control de la plantilla, disponibilidad de informes de personal activo o inactivo en el momento que se necesiten.
  • Sencillez en la notificación certificada a empleados.
     

La flexibilidad de este servicio permite combinarlo con la solución de Gestión de Contratos que controla los plazos de vencimiento de los contratos de los empleados emitiendo periódicamente preavisos a la empresa con la antelación establecida para que pueda tomar las medidas necesarias.

Averigüe, de una forma rápida, cómo puede SGAIM y su solución de Gestión de Expedientes de Personal, beneficiar a su departamento de Recursos Humanos agilizando la gestión de los expedientes y facilitando el control de los mismos. Rellene el pequeño formulario y nos pondremos de inmediato en contacto con usted.
 

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