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GESTIÓN DE EXPEDIENTES DE PERSONAL

SGAIM ofrece un sistema de gestión de expedientes de personal basado en la digitalización de los documentos, su categorización y la extracción de los datos necesarios lo que permite comprobar la integridad de dichos expedientes.

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El departamento de Recursos Humanos de todas las empresas debe controlar los expedientes de personal de cada uno de los empleados. Los documentos que los forman son muy variados desde el contrato hasta el curriculum vitae pasando por documentos identificativos, bajas, etc. Además tienen que tener siempre presente el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y la confidencialidad de la información es imprescindible para esta tipología de documentos.

La gestión de toda esa información supone una importante inversión económica y de recursos por parte de las empresas, principalmente aquellas que tienen un número de trabajadores elevado y alta rotación de los mismos. La búsqueda de soluciones que agilicen y reduzcan los costes de dicha gestión es una de las principales preocupaciones de los departamentos de Recursos Humanos.

Gestión de expedientes de personal
Gestión de expedientes de personal

La gestión de expedientes de personal que ofrece SGAIM permite al departamento de Recursos Humanos contar con un avanzado sistema para la gestión de los mismos.

El proceso comienza con la digitalización de los documentos originales de los empleados de la empresa, su tipología es muy variada, aquí vemos un ejemplo:

Categoría Tipo Documento
Documentos personales Documentos identificativos
Curriculum vitae
Informes realizados en el proceso de Selección
Contratación Oferta de incorporación
Contratos
Anexos contratación
Reconociminetos Médicos
Seguridad Social Afiliación y cotización
Incapacidad temporal
Maternidades/Paternidades
Cambios dentro de la misma empresa Cambios de puesto
Cambios de centro de trabajo
Cambios de jornada/ horarios
Datos Económicos Salarios
Beneficios
Formación Títulos
Certificados
Idiomas
Laboral Bajas voluntarias
Despidos y sanciones
Excedencias
Finiquitos

Los documentos recibidos se categorizan y posteriormente se realiza la captura automática de datos, serán diferentes dependiendo del tipo documental y de las necesidades de cada empresa. Las herramientas de reconocimiento óptico de caracteres y tecnologías lingüísticas utilizadas por SGAIM permiten obtener interesantes resultados.

La solución realiza un control de los documentos contenidos en cada expediente, de tal manera que si faltase algún documento se generan alertas automáticas enviadas al departamento de Recursos Humanos para que pueda solicitar al empleado el tipo de documento que falta.

Toda la información clasificada y las alertas emitidas se publican en el portal web de SGAIM TTID pudiendo acceder a ella en cualquier momento. Además en el portal se puede conocer el estado de un expediente y de esta manera controla si está activo (el empleado sigue trabajando en la empresa) o inactivo (cesó su actividad).

La gestión de expedientes de personal de SGAIM se puede integrar con las aplicaciones del departamento de Recursos Humanos manteniendo siempre actualizado el estado de cada uno de los expedientes.

La información contenida en los expedientes de personal está protegida por la Ley Orgánica de Protección de Datos, por este motivo SGAIM garantiza el cumplimiento de la normativa legal. Asegura la privacidad en el tratamiento de los datos de carácter personal y determina el nivel de seguridad aplicable a los mismos. Además permite un exhaustivo control de los plazos de conservación legal de cada tipo de documento, ya estén en soporte físico o electrónico.

La flexibilidad de este servicio permite combinarlo con la solución de Gestión de Contratos que controla los plazos de vencimiento de los contratos de los empleados emitiendo periódicamente preavisos a la empresa con la antelación establecida para que pueda tomar las medidas necesarias.

Garantía de confidencialidad y cumplimiento de la ley de protección de datos

Beneficios de la gestión de expedientes de personal realizada por SGAIM:

  • Ahorro de tiempos en la gestión de los expedientes de personal, de hasta el 50%.
  • Garantía de confidencialidad y cumplimiento de la LOPD para toda documentación que forma el expediente.
  • Reducción del riesgo de pérdidas de documentación, toda la información está disponible online en cualquier momento.
  • Máximo control de la plantilla, disponibilidad de informes de personal activo o inactivo en el momento que se necesiten. 

Averigüe, de una forma rápida, cómo puede SGAIM y su solución de expedientes de personal, beneficiar a su departamento de recursos humanos agilizando la gestión de los expedientes y facilitando el control de los mismos. Rellene el pequeño formulario y nos pondremos de inmediato en contacto con usted.

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