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Gestión de Información: Expedientes de Personal
Human Resources File Management (HRFM)
Los departamentos de Recursos Humanos de todas las empresas deben controlar los expedientes de personal de cada uno de los empleados. Los documentos que los forman son muy variados desde el contrato hasta el curriculum vitae pasando por el DNI/NIE, libro de familia, etc. El cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y la confidencialidad de la información es imprescindible para esta tipología de documentos.
La gestión de toda esa información supone una importante inversión económica y de recursos por parte de las empresas. La búsqueda de soluciones que agilicen y reduzcan los costes de dicha gestión es una de las principales preocupaciones de los departamentos de Recursos Humanos.
Human Resources File Management (HRFM) permite al departamento de Recursos Humanos contar con un avanzado sistema de gestión de expedientes de personal.
Se realiza la digitalización de documentos originales recibidos por el cliente y se produce la captura de datos, los más relevantes del expediente, de manera automática con herramientas de reconocimiento óptico de caracteres y tecnologías lingüísticas.
El módulo Business Process Management controla que los expedientes estén completos y en el caso que faltase algún documento se generan alertas automáticas.
Toda la información clasificada y las alertas emitidas se publican en el portal web de SGAIM TTID Plus pudiendo acceder a ella en cualquier momento.
Human Resources File Management se puede integrar con las aplicaciones del departamento de Recursos Humanos manteniendo siempre actualizado el estado de cada uno de los expedientes.
La información contenida en los expedientes de personal está protegida por la Ley Orgánica de Protección de Datos, por este motivo es recomendable complementar el servicio de HRFM con la solución Regulatory Affairs Management que garantiza el cumplimiento de la normativa legal en el tratamiento de los datos de carácter personal y determina el nivel de seguridad aplicable a los mismos. Además permite un exhaustivo control de los plazos de conservación legal de cada tipo de documento, ya estén en soporte físico o electrónico.
La flexibilidad de este servicio permite combinarlo con la solución de SGAIM Intelligent Contract Management que controla los plazos de vencimiento de los contratos de los empleados emitiendo periódicamente preavisos a la empresa con la antelación establecida.
BENEFICIOS
- Ahorro de tiempos, de hasta el 50%.
- Garantía de confidencialidad y cumplimiento de la LOPD.
- Mejora de la productividad.
- Reducción del riesgo de pérdidas de documentación.
- Calidad máxima, garantizando el error cero.
- Respuesta rápida a las posibles auditorías.
