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La factura electrónica, una realidad
Nos encontramos a escasos meses de que se vuelva obligatorio el uso de la factura electrónica para interactuar con la Administración Pública. Esto supone un gran avance para las empresas, pero aún así muchas todavía no se han preparado para el cambio y algunas ni siquiera son conscientes de ello. Y es que la información que se ha publicado es confusa y hasta disuasiva. Pero, ¿Qué es realmente la factura electrónica?
Una factura electrónica es la representación virtual de dicho documento, generado y mantenido electrónicamente. Reemplaza al documento físico pero tiene idéntico valor legal. El primer nombre que se usó fue “Factura telemática” y posteriormente con la aparición de la nueva normativa, se sustituyó por Factura Digital o e-Factura.
Una confusión común es considerar que una factura enviada en un formato digital es una factura electrónica. Para ser considerada como tal es imprescindible que el documento esté firmado electrónicamente, lo cual garantiza su autenticidad e integridad y mantiene su valor legal y fiscal. La firma digital debe cumplir ciertos requisitos establecidos por la Agencia Tributaria, y la entidad emisora de la firma debe estar autorizada para dicho efecto. La estructura de los datos de la factura así como su accesibilidad e inviolabilidad también están normadas.
Otra forma de obtener una factura electrónica es la digitalización certificada. Este proceso consiste en convertir facturas en papel en facturas electrónicas firmadas y con plena validez legal. Después de convertidas, las facturas originales se pueden destruir, eliminando así el coste de almacenamiento físico y recuperación de las mismas. Los requisitos para garantizar la validez legal del documento digitalizado son los mismos que para el emitido electrónicamente, con el añadido de que el proceso de digitalización debe ser ininterrumpido y el software utilizado, homologado por la Agencia Tributaria.
De este servicio se derivan grandes beneficios, el más evidente es el ahorro de papel, pero existen ventajas mucho mayores. Esta nueva factura se transmite por medios electrónicos y por lo tanto su intercambio es instantáneo. Es mucho más fácil localizar un documento electrónico que un papel y por lo tanto las consultas y las auditorias son más sencillas. También es más difícil falsificar una factura firmada electrónicamente que una en papel, ya que la firma digital se puede autentificar de manera inmediata y sin complicaciones. Otras ventajas son la reducción de costes, la protección del medio ambiente con la eliminación del papel y la minimización de los errores al reducirse la intervención humana.
Pese a la complicación aparente que supone la factura digital hay compañías de gestión de contenidos empresariales que simplifican el proceso para las empresas. El sistema más utilizado para implantar este tipo de facturas es confiárselo a un tercero en modalidad de outsourcing, debido a la gran complejidad y al alto nivel de requisitos requeridos. La gestión integral de cuentas a pagar y a cobrar permite, no solo cumplir con la normativa legal para la emisión y recepción de factura electrónica, sino que además se encarga de gestionar toda la facturación papel de la empresa de manera transparente y con las consecuentes reducciones de costes.
Recurrir a este tipo de empresas es una manera rápida y sencilla de cumplir con la normativa sin tener que preocuparse por la implantación de un nuevo modelo de facturación.
Alberto Lepee Rivero
Director Técnico SGAIM
